■概要
Googleフォームで送られてくる処方箋の情報を、一つひとつ手作業で確認し転記する業務に手間を感じていませんか。目視での確認や手入力は、入力ミスや確認漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、添付された処方箋をOCR機能が自動で読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに追記します。これにより、一連の転記作業を自動化し、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで処方箋を受け付け、内容の転記作業に手間を感じているご担当者様
- 処方箋データの入力作業を効率化し、患者様対応などのコア業務に集中したい方
- 手作業による転記ミスを防止し、データ管理の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信後、OCRによる読み取りからGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された処方箋ファイルをダウンロードします。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした処方箋ファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームでは、患者情報や処方箋ファイルをアップロードする項目など、実際の運用に合わせて質問項目を自由に設定してください。
- OCR機能では、処方箋画像の中から読み取りたい項目（患者氏名、薬品名、用法・用量など）を任意で指定することが可能です。
- Google スプレッドシートでは、データを記録したいスプレッドシートや、書き込み先のシートなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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