■概要
Boxにアップロードされた経費精算書や領収書の内容を確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間がかかるうえに入力ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされるだけで、OCRが内容を自動で読み取りGoogle スプレッドシートに記録するため、こうした経費精算業務の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle スプレッドシートを用いて経費精算業務を行っている経理担当者の方
- 紙の領収書や請求書の管理、およびデータ入力作業を効率化したいと考えている方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや確認漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、内容の読み取りからGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 人の手によるデータ転記が不要になるため、金額の打ち間違いや項目の入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、領収書番号や取引先、税抜金額など、経費精算書や領収書から抽出したいテキスト項目を任意で設定可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、追加先のスプレッドシートID、シート名、および各列に追加する値を任意で指定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
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