■概要
フォームで受け取った経費精算書や領収書の情報を、一件ずつ確認しながらGoogle スプレッドシートに手入力する作業に手間を感じていませんか。特に月末月初は精算業務が集中するため、大きな負担になったり入力ミスが発生しやすくなったりします。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけで添付書類をOCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するため、こうした課題を解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームを利用した経費精算フローで、書類の転記作業に手間を感じている経理担当者の方
- Google スプレッドシートでの経費管理において、手入力によるミスを減らしたいバックオフィスの方
- OCRを活用して、紙やPDF書類のデータ化を自動化したいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに添付された経費精算書をOCRが自動で読み取りGoogle スプレッドシートへ転記するため、手作業の時間を短縮しコア業務に集中できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、金額の入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。このフォームには経費精算書などの書類を添付する項目を作成してください。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでフォームに添付されたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートや列に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、読み取りたい書類の項目を自由に指定できます。例えば、領収書番号、取引先名、税抜金額など、管理したい項目に合わせて設定してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、どの列にどのOCR抽出データを追加するかを任意でマッピング設定することが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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