Outlookで送信された社内資料をOCRで読み取りAIで要約した後、Slackに通知する

■概要

Outlookで受信する社内資料の確認や要約、そしてSlackでの共有といった一連の作業に、手間や時間を取られていませんか。
添付ファイルを開いて内容を把握し、要点をまとめて関係者に共有するプロセスは、他の重要な業務を圧迫する一因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーとして、添付ファイルのOCR読み取りからAIによる要約作成、Slackへの通知までを自動化し、情報共有の迅速化と効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した資料の内容を、毎回手動で確認・共有している方
• 添付資料の要点把握に時間をかけず、迅速に情報をキャッチアップしたい方
• AIやOCRといった技術を活用して、日々の定型業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からSlackへの通知までが自動で実行されるため、資料の確認や要約作成、共有に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業に起因するファイルのダウンロードミスや、重要な情報共有の漏れ・遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報展開を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、続けて「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを指定します。
5. 続けて、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションでOCRによってテキスト化された内容を指定します。
6. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した要約を任意のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションでは、メールIDの項目でトリガーから取得したOutlookのメールIDを選択してください。
• 「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションでは、ファイルIDの項目で直前のオペレーションで取得した添付ファイルのIDを選択します。
• 「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでは、読み取りたい項目を任意で設定することで、特定の情報のみを抽出することが可能です。
• 「要約する」アクションでインプットするテキストにはOCR機能で取得した値を設定し、Slackへの通知メッセージにはAIによって生成された要約内容を含めるように設定します。

■注意事項

• Outlook、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。