フォームで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する

■概要

Webサイトのフォームからの問い合わせ対応に、多くの時間を費やしていませんか。一件ずつ内容を確認し、手動でメールを作成するのは手間がかかり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームが送信された際に、問い合わせ内容に応じてOutlookから自動で一次返信メールを送信できるため、顧客対応の迅速化と業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Webサイトのフォームからの問い合わせに一件ずつ手動で返信しているご担当者の方
• 問い合わせ内容に応じた一次対応を自動化し、迅速な顧客対応を実現したい方
• 手作業による返信漏れや対応遅延を防ぎ、業務の品質を安定させたいチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム受信から一次対応のメール送信までを自動化できるため、手作業での返信業務に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による返信漏れや内容の誤りを防ぎ、全ての問い合わせに対して均一で迅速な対応を実現し、顧客満足度の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」を設定して、問い合わせ受付用のフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、フォームで受け付けた問い合わせ内容に応じて処理を分けるよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで、分岐条件に応じた定型文メールを自動で送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーの設定では、自社の運用に合わせて問い合わせフォームの質問項目を自由に追加・修正できます。
• 分岐機能の設定では、「お問い合わせ種別」などフォームから取得した値をもとに、返信するメールの内容を分けるための条件を任意で設定してください。
• Outlookでメールを送信するアクションでは、件名や本文を自由に編集できます。フォームで取得した氏名や会社名などを本文に差し込むことも可能です。

■注意事項

• OutlookとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。