Google スプレッドシートで行が追加されたら、見積書を作成してGmailで送信する

■概要

Google スプレッドシートで管理している情報をもとに、手作業で見積書を作成し、Gmailで送信する業務に手間を感じていないでしょうか。この一連の作業は、正確性が求められる一方で、入力ミスや送信間違いといったヒューマンエラーが発生しやすい側面もあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで見積書の作成から送信までが自動で実行され、業務の効率化と品質向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートの情報をもとに、手作業で見積書を作成・送信している営業担当者の方
• 見積書作成における入力ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
• Gmailでの定型的なメール送信業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートに行を追加するだけで見積書作成から送信までが完了するため、手作業の時間を削減できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、Google スプレッドシートを選択し、追加された行の情報をもとに「書類を発行する」アクションで見積書を作成します。
4. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書ファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。
• メールの件名や本文には、固定の文章だけでなく、トリガーとなったGoogle スプレッドシートの行から取得した顧客名や金額などの情報なども挿入することが可能です。

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシートとGmailをそれぞれYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。