Google スプレッドシートで行が追加されたら、見積書を作成してOutlookで送信する

■概要

Google スプレッドシートの情報をもとに、手作業で見積書を作成してOutlookで送信する、といった定型業務に時間を要していませんか。このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートに行を追加するだけで、見積書の作成からメール送信までの一連の流れを自動化できます。反復的な手作業をなくし、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことで、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとOutlookで見積もり管理や送付を行っている方
• 見積書作成からメール送信までの手作業をなくし、コア業務に集中したい方
• 定型業務でのヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの行追加を起点に見積書作成からメール送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の転記や宛先の設定ミスなどを防ぎ、正確な見積書送付を実現し、ヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、追加された行の情報をもとに見積書を作成します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書を添付して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスを任意に設定できます。
• メールの本文は固定のテキストだけでなく、Google スプレッドシートから取得した顧客名や金額などの情報を変数として埋め込み、動的に作成することが可能です。

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。