Gmailで送信された法務文書をOCRで読み取りAIで要約した後、Microsoft Teamsに通知する

■概要

Gmailに届く契約書などの法務文書について、都度ファイルを開いて内容を確認し関係者へ共有する作業に手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローは、Gmailで受信した法務文書の添付ファイルをOCRで読み取り、AIが自動で要約を作成してMicrosoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化するため、文書確認や共有にかかる時間を短縮しつつ重要な情報の見落としを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する契約書などの確認・共有に時間がかかっている法務や総務担当者の方
• Microsoft Teamsを活用しており、手作業による情報共有の非効率さを解消したい方
• AIやOCRの技術を使って、文書の確認や要約作成といった業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信から内容の要約・共有までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた一連の業務に費やす時間を短縮できます。
• 手作業による添付ファイルの見落としや共有漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、指定したラベルのメールが自動化の起点となります。
3. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルからテキスト情報を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを基に内容を要約します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが作成した要約を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定できます。
• OCR機能では、文書全体からテキストを抽出するだけでなく、契約金額や契約期間といった特定の項目のみを抽出するようカスタマイズが可能です。
• AIによる要約機能では、文字数を指定したり箇条書き形式で出力したりするなど、要約の条件を柔軟に設定できます。
• Microsoft Teamsへの通知は、通知先のチャネルを任意に設定できるだけでなく、通知本文に固定のテキストや前段のステップで取得した情報を変数として埋め込むこともできます。

■注意事項‍

• Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。