Boxで送信された法務文書をOCRで読み取りAIで要約した後、Microsoft Teamsに通知する

■概要

法務関連の文書は確認が必須ですが、Boxにアップロードされるたびに内容を読み込み、要点をまとめて関係者に共有する作業は時間と手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用することで、BoxへのファイルアップロードをきっかけにOCRによるテキスト抽出からAIによる要約、そしてMicrosoft Teamsへの通知までの一連の流れを自動化し、これらの定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保存される契約書などの法務文書の確認・共有に手間を感じている法務担当者の方
• 複数のツールを跨いだ定型業務を自動化し、業務効率化を進めたいと考えている方
• 文書の内容確認や要約作成といった作業の属人化を解消したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードから要約・通知までが自動処理され、手作業による確認や共有にかかる時間を短縮できます。
• 文書の読み取りから要約までをシステムが担うため、担当者による確認漏れや要約の質のばらつきを防ぎ業務を標準化します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでファイル内のテキストを抽出します。
5. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションで抽出したテキストを要約します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成された要約を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい対象のフォルダを任意で指定することが可能です。
• OCR機能では、契約日や金額など、文書内から特定の項目のみを抽出するように設定をカスタマイズできます。
• AIによる要約では、文字数や箇条書き形式での出力など、目的に応じて要約の条件を自由に設定できます。
• Microsoft Teamsへの通知では、送信先のチャネルを任意で設定したり、通知内容に前段のオペレーションで取得したファイル名や要約などを変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項‍

• Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。