Boxで送信された会議録をOCRで読み取りAIで要約した後、LINE WORKSに通知する

■概要

会議後の議事録共有や内容の要約作成に、多くの時間を費やしていませんか？特に画像やPDF形式の議事録は、手作業での文字起こしや要約に手間がかかり、共有が遅れがちです。このワークフローを活用すれば、Boxに会議録ファイルをアップロードするだけで、OCRでの文字起こしからAIによる要約、LINE WORKSへの通知までが自動で完了し、こうした課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとLINE WORKSを利用し、会議録の管理や共有の効率化を検討している方
• 手作業での文字起こしや要約作成に時間を取られ、コア業務に集中できていない方
• 会議内容を迅速にチームへ共有し、プロジェクトの進行を円滑にしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、文字起こしから要約、通知までが自動化され、手作業での議事録処理にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による文字の転記ミスや要約の抜け漏れ、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとLINE WORKSをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定して、対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされた会議録ファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキストを要約します。
6. 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、生成された要約を任意のトークルームに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、会議録がアップロードされる対象のフォルダを任意で指定してください。
• AI機能で画像やPDFから文字を読み取る際に、特定のフォーマットがある場合は抽出したい項目を任意で設定できます。
• AIによる要約では、文字数や要点など、出力したい内容に合わせて条件を任意で設定することが可能です。
• LINE WORKSへの通知メッセージは、送信先のボットIDやトークルームIDを任意で指定できるほか、本文に要約結果などの情報を自由に組み込めます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。