Boxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りLINE WORKSに通知する

■概要

Boxにアップロードされた請求書や申込書の内容確認と、関係者への共有を手作業で行うのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルが格納されると自動でOCRが書類を読み取り、抽出したテキスト情報をLINE WORKSへ即座に通知します。これにより、これまで手作業で行っていた一連の確認・連絡業務を自動化し、対応の迅速化と業務効率の改善を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxで管理している書類の内容確認と、LINE WORKSでの連絡を手作業で行っている方
• 請求書や申込書などの定型書類の処理が多く、OCRでの効率化を検討している担当者の方
• 書類の確認漏れや担当者への連絡忘れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイル格納を起点に、内容の読み取りから通知までが自動化されるため、手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での確認作業で起こりがちな読み間違いや、担当者への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとLINE WORKSをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルの内容を読み取ります。
5. 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを記載して通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローで使用するOCR機能は、読み取る書類の種類に応じて、テキストとして抽出したい項目を任意でカスタマイズできます。例えば、請求書から「会社名」「日付」「金額」といった特定の情報だけを抜き出すように設定することが可能です。

■注意事項

• Box、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。