フォームから送信された内容を翻訳しOutlookで通知する

■概要

海外からの問い合わせやアンケートなど、外国語でフォームが送信されることはありませんか。その都度、内容を翻訳ツールで確認し、担当者へメールで共有する作業は手間がかかり、対応の遅れにも繋がります。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォームで受け付けた内容をAIが自動で翻訳し、即座にOutlookで担当者へ通知することが可能です。手作業による翻訳や共有の手間を省き、迅速な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 海外からの問い合わせ対応で、手作業での翻訳や通知に時間を要している方
• 多言語フォームを運用しており、迅速な一次対応を目指すカスタマーサポート担当の方
• フォームからの情報を翻訳し、即座に関係者へ共有したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの送信から翻訳、通知までの一連の流れが自動化されるため、手作業で対応していた時間を他の業務に充てることが可能になります。
• 手作業による翻訳内容のコピー＆ペーストミスや、メール作成時の宛先間違い、共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、受付用のフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、フォームで受け付けた内容を翻訳するよう指定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、翻訳後のテキストを含んだ通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、用途に応じて質問項目を自由に追加、修正することが可能です。
• AI機能の「翻訳する」アクションでは、翻訳対象としたいテキストや翻訳先の言語を任意で指定できます。
• Outlookの「メールを送る」アクションでは、宛先や件名、本文の内容を自由に設定でき、前のステップで得た情報を活用して動的なメールを作成します。

■注意事項

• OutlookとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。