Googleフォームに回答が送信されたら、Discordの招待URLを発行し、ウェルカムメールを送付する

■概要

オンラインコミュニティやイベントへの参加申し込みでGoogleフォームを活用しているものの、その後の案内を手作業で行っていませんか。個別にDiscordの招待URLを発行し、Gmailで連絡するのは手間がかかり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Discordの招待URL発行からウェルカムメールの送付までが自動で完結するため、スムーズなメンバーの受け入れを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとDiscordを活用したコミュニティ運営を担当している方
• 手作業での招待URL発行やメール連絡に時間と手間を感じている方
• メンバーのオンボーディングプロセスを自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答からメール送付までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による招待URLの送り間違いや、案内メールの送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な対応を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Discord、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. 次に、Discordを選択し、「チャンネルの招待URLを作成」アクションを設定して、招待したいチャンネルを指定します。
4. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、フォームの回答者のメールアドレス宛に、作成した招待URLを記載したウェルカムメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームで設定する質問項目は、収集したい情報に応じて自由にカスタマイズが可能です。
• Gmailで送信するメールの件名や本文は、固定の文章だけでなく、Googleフォームの回答内容やDiscordで発行した招待URLなどを変数として差し込むことができます。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Discord、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133