定期的にGammaでフォーム回答の集計レポートを生成してGmailで送付する
定期的にGammaでフォーム回答の集計レポートを生成してGmailで送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleフォーム
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームで集めた回答を定期的に集計し、Gammaで見やすいレポートを作成して関係者にGmailで共有する作業は、定期的だからこそ手間がかかる業務ではないでしょうか。手作業での集計やレポート作成は時間がかかり、送信漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてGammaでのレポート生成からGmailでの自動送信までを一気通貫で自動化し、こうした課題を解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的なGoogleフォームの回答集計と報告業務に手間を感じている担当者の方
- Gammaを使ったレポート生成とGmailでの自動送信によって、報告業務を効率化したい方
- 手作業によるレポート作成や共有の抜け漏れを防ぎ、業務の確実性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせてフォーム回答の取得からレポート生成、Gmailでの自動送信までが実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、Gammaで生成したレポートの添付・送信漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gamma、Gmail、GoogleフォームをYoomと連携する
- トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時や繰り返し周期を設定する
- オペレーションでGoogleフォームを選択し、「回答の一覧を取得（回答期間を指定）」アクションで集計対象の回答を取得する
- 次に、AI機能の「テキスト抽出」アクションで、取得した回答データからレポート作成に必要な情報を抽出・要約する
- Gammaの「Gammaを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを基にレポートを生成する
- レポート生成には時間がかかる場合があるため、待機機能で一定時間待機するよう設定する
- Gammaの「生成したファイルURLを取得」アクションで、完成したレポートのURLを取得する
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションで、取得したレポートURLを本文に含めて指定の宛先にメールを送信する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、レポートを生成・送信したい周期（毎日、毎週、毎月など）や具体的な日時を任意で設定してください。
- Gmailのメール送信アクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名を実際の運用に合わせて設定します。本文には、Gammaで生成したレポートURLの出力結果を埋め込んだり、定型文を追加したりするなど、自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Gamma、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「待機する」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- GoogleフォームのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
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