Outlookで受信した問い合わせ内容をAIで解析し、自動返信する

■概要

日々Outlookに届く多くの問い合わせメールへの対応に、時間と手間がかかっていませんか。一件ずつ内容を確認し、返信文を作成する作業は、担当者にとって大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した問い合わせ内容をAIが解析し、自動で返信メールを送信することが可能になります。問い合わせ対応業務の効率化を実現し、担当者の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookでの問い合わせ対応に多くの時間を費やしているカスタマーサポート担当者の方
• AIを活用して問い合わせ対応を自動化し、業務効率化を進めたいと考えている方
• 定型的なメール返信作業から解放され、より重要な業務に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信後、AIが内容を解析し自動で返信するため、手作業による対応時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現できます。
• 担当者ごとの対応のばらつきをなくし、AIが生成した均質な内容で返信することで、問い合わせ対応の品質を標準化できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookのアカウントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「アプリトリガー」を設定して、特定のメールを受信した際にフローが起動するようにします。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信メールの内容に基づいた返信文を生成させます。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文に含めてメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、対象とするメールフォルダや、特定のキーワードを含むメールをトリガーとするように指定が可能です。
• AI機能でのテキスト生成では、どのような返信文を作成させたいか、プロンプト（指示文）や言語を自由に設定し、アウトプットを調整できます。
• Outlookから送信するメールの件名や本文は、AIが生成した内容だけでなく、固定のテキストを追加するなど、自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• OutlookとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。