Googleフォームで受信した問い合わせ内容をAIで解析し、自動返信する

■概要

Googleフォームからいただくお問い合わせへの返信対応は、内容の確認や文面の作成に時間がかかり、担当者の負担になりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに送信された内容をAIが解析し、適切な回答文を自動で作成してGmailから返信できます。これにより、問い合わせ対応の効率化と迅速な一次対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで日々受け付ける問い合わせ対応に、時間と手間を感じている方
• AIを活用して、カスタマーサポート業務の品質向上と効率化を両立させたい方
• 手作業での返信による対応漏れや、回答内容のばらつきを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの投稿から返信までが自動化されるため、担当者が問い合わせ内容の確認や返信文の作成に費やしていた時間を短縮できます。
• AIが設定された指示に基づき回答を生成するため、担当者による対応品質のばらつきを防ぎ、業務の属人化解消に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、新しい回答が送信されたらフローが起動するように設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームで受け付けた内容を元に返信メールの文章を作成するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した文章を本文として問い合わせ元に自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームを任意で指定してください。
• AI機能でテキストを生成するアクションでは、問い合わせ内容に応じてどのような返信文を作成するか、プロンプトの内容や生成言語を自由に設定してください。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信するメールの件名や本文を自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• GoogleフォームとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。

　　https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。