Googleフォームからファイルが送信されたら、RPAでWebPに変換しBoxに格納する

■概要

Webサイト運営などで発生する画像ファイルの形式変換、特にWebPへのconvert作業に手間を感じていませんか。手作業での変換や、変換後のファイルをストレージサービスに格納する業務は、時間がかかるだけでなくミスの原因にもなります。
このワークフローは、Googleフォームで受信したファイルをRPAで自動的にWebPへ変換し、Boxに格納する一連のプロセスを自動化します。面倒なファイル変換と管理業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的に画像のWebP形式への変換作業を手作業で行っているWeb担当者の方
• Googleフォームで受け取ったファイルをBoxへ手動で整理・格納しているチームの方
• ファイル形式の変換やSaaS間のデータ移行におけるヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルのWebPへの変換からBoxへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
• 手作業によるファイル変換ミスや、Boxへのアップロード先やファイル名の指定間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、回答内容に含まれるファイル情報を取得します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を元にファイルをダウンロードします
4. 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、オンラインのファイル変換サービスなどで、ダウンロードしたファイルをWebP形式に変換するブラウザ操作を行います
5. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、必要に応じてファイル名などを抽出します
6. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたWebPファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください
• Google Driveでファイルをダウンロードする際、対象のファイルIDは、前段のトリガーで取得した情報を変数として設定します
• RPA機能では、WebPへの変換に利用するWebページのURLや、操作対象、入力する値などを環境に合わせて自由にカスタマイズしてください
• AI機能によるテキスト抽出では、抽出対象に前段で取得した情報を変数として利用でき、抽出したい項目をカスタマイズできます
• Boxにファイルをアップロードする際、アップロード先のフォルダIDやファイル名は、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定可能です

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。