GoogleフォームからWAVファイルが送信されたら、RPAで任意の形式に変換しBoxに格納する

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■概要

WAVファイルの形式変換を、毎回オンラインのWebサイトなどで行っていませんか。ファイルのアップロードやダウンロード、リネームといった手作業は、手間がかかるだけでなく、ファイル管理も煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームにファイルが送信されるのをトリガーに、自動でファイル変換からBoxへの格納までを実行できます。ファイル形式の変換に関わる一連の業務を自動化し、作業効率を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

WAVファイルなど音声ファイルの形式変換を手作業で行い、非効率を感じているご担当者様
オンラインのWebサイトを利用した後の、ファイル管理に課題を感じている方
GoogleフォームやBoxを日常的に利用しており、ファイル授受や管理を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

フォームへのファイル送信を起点に、変換から格納までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます
ファイル名の付け忘れや格納先のミスといったヒューマンエラーを防ぎ、誰でも同じ品質で業務を遂行できる体制の構築に繋がります

■フローボットの流れ

はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームから送信されたWAVファイルを指定します
次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のファイル変換サイトを操作してファイルを変換します
次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、RPAで操作したページから変換後のファイル名などを取得します
最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Googleフォームのトリガー設定では、どのフォームへの回答をきっかけにフローを起動するかを任意で指定できます
Google Driveからファイルをダウンロードする際に、対象のファイルIDを、トリガーで取得したフォームの回答情報などから動的に設定できます
RPA機能の設定では、操作対象としたいWebサイトのURLや、クリックするボタン、入力するテキストなどを自由にカスタマイズできます
AIによるテキスト抽出では、RPAが操作したページ全体を対象に、抽出したい項目（例：変換後のファイル名）を自由に設定できます
Boxへファイルをアップロードする際に、格納先のフォルダやファイル名を、固定値だけでなく、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定可能です

■注意事項

Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。

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