■概要
海外とのやり取りで受け取った名刺の管理は、言語の壁や手入力の手間が課題ではありませんか？特に、多言語の名刺情報を正確にデータ化する作業は時間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで名刺画像が添付されたメールを受信するだけで、OCRでのテキスト化、AIによる翻訳、Google スプレッドシートへの登録までが自動で完結し、名刺管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外との取引が多く、Outlookで受け取った外国語の名刺管理に手間を感じている方
- 名刺情報の翻訳とGoogle スプレッドシートへの転記作業を効率化したい営業事務の方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、正確な顧客情報データベースを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信した名刺画像を自動で処理するため、これまで手作業で行っていた翻訳やデータ入力に費やす時間を短縮できます。
- OCRとAIが自動でテキスト化から転記までを行うため、手入力によるスペルミスや情報の入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードした名刺画像からテキストを読み取ります。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、読み取ったテキストを任意の言語に翻訳します。
- さらに、オペレーションでAI機能を設定し、翻訳後のテキストから会社名や氏名などのデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の翻訳するアクションでは、翻訳元の言語と翻訳先の言語を自由に選択して設定することが可能です。
- AI機能のテキストからデータを抽出するアクションでは、名刺から取得したい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
■注意事項
- Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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