■概要
海外の展示会や商談で受け取った名刺の管理に手間取っていませんか。画像データを一つひとつ確認し、手作業で翻訳して顧客リストに入力する作業は時間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxに名刺画像をアップロードするだけで、OCRによる文字の読み取りからAIによる翻訳、Google スプレッドシートへのデータ追加までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外の顧客から受け取った名刺のデータ化と翻訳に多くの時間を要している方
- BoxとGoogle スプレッドシートを利用しており、手作業での情報管理に限界を感じている方
- 名刺情報の入力ミスを防ぎ、正確なグローバル顧客リストを構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxに名刺画像をアップロードするだけでOCR、翻訳、データ入力を自動で行い、手作業に費やしていた時間を削減します。
- 手作業での転記や翻訳に伴う入力間違いや訳し漏れといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを処理対象とします。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、名刺画像からテキスト情報を抽出します。
- 次に、AI機能の「翻訳する」アクションを設定し、読み取ったテキストを指定の言語へ翻訳します。
- 次に、OCR機能の「テキストからデータを抽出する」アクションで、翻訳後のテキストから必要な項目を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、名刺画像をアップロードする対象のフォルダをコンテンツIDで指定してください。
- ファイルをダウンロードするアクションでは、トリガーで検知したファイルのコンテンツIDを指定できます。
- OCR機能で文字を読み取る際には、抽出したい項目、使用するAIモデル、元の言語などを自由に設定できます。
- AI機能で翻訳する際には、翻訳対象のテキストと翻訳先の言語を任意に指定してください。
- 翻訳後のテキストからデータを抽出する際には、会社名や氏名など、抽出したい項目を自由に設定できます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、対象のスプレッドシートIDやタブ名、書き込む値などを任意に設定できます。
■注意事項
- Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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