■概要
海外の方と交換した名刺の管理に、手間や時間を取られていないでしょうか。手作業での翻訳やデータ入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローは、Googleフォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCRによるテキストの読み取り、AIによる翻訳、Google スプレッドシートへの情報追加までの一連の作業を自動化し、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外の展示会などで受け取った外国語の名刺管理に手間を感じている方
- GoogleフォームやGoogle スプレッドシートで顧客情報を手作業で管理している方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、リード管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺画像の読み取りから翻訳、データ転記までを自動化することで、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による文字の読み間違いや入力ミス、翻訳ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像をダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を読み取ります。
- 次に、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、読み取ったテキストを指定の言語へ翻訳します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、翻訳後のテキストから氏名や会社名などを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能による翻訳では、日本語から英語、英語から日本語など、翻訳元と翻訳先の言語を自由に設定することが可能です。
- AI機能でテキストからデータを抽出する際に、会社名、氏名、部署、役職など、抽出したい項目を任意でカスタマイズできます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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