フォームに回答が送信されたら、Microsoft Teamsに定型文を通知する

■概要

フォームからの問い合わせや申し込みがあった際に、担当者への通知が遅れたり確認漏れが発生したりしていませんか？都度手作業で連絡するのは手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォームに回答が送信された際Microsoft Teamsの指定チャネルに自動で通知できます。これにより、迅速な情報共有と対応漏れの防止を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせや申し込みへの対応を迅速化したいと考えている担当者の方
• チームへの情報共有を自動化することで、対応漏れや伝達ミスを防ぎたいチームリーダーの方
• 手作業による社内への通知業務をなくし、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答があるたびに手動で通知していた作業が自動化されるため、担当者の手間を削減し、より重要な業務に集中する時間を創出します。
• 自動で即時通知されることで、連絡の遅れや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の質向上や機会損失のリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、フォームトリガーの「情報送信フォーム」を設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。ここでフォームの回答内容をメッセージに含めるよう設定することで、通知を受け取ったメンバーがすぐに対応内容を把握できます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、項目や形式など詳細な条件を任意で設定してください。
• Microsoft Teamsへの通知では、メッセージを投稿するチャネルや、投稿するメッセージの本文を自由に設定してください。フォームの回答内容を引用し、より分かりやすい通知を作成することも可能です。

■注意事項

• Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。