■概要
日々の業務日報の確認や、複数メンバーからの報告内容を把握することに時間を要していませんか。重要な情報を見落とさず、かつ迅速に内容を把握するのは手間がかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、フォームで送信された業務日報をAIが自動で読み取って要約し、指定の宛先にGmailで通知するため、日報の確認作業を効率化し、本来のコア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 部下やメンバーからの業務日報を毎日確認しているマネージャーやチームリーダーの方
- AIを活用して、報告内容の確認や要約といった定型業務を効率化したいと考えている方
- 日報の確認漏れや、重要な情報の見落としといったヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで送信された日報をAIが自動で要約して通知するため、これまで内容の確認や把握にかかっていた時間を短縮することができます。
- 人の手による確認作業を自動化することで、重要なポイントの読み飛ばしや見落としといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DeepSeekとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、日報提出用のフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、フォームの入力項目から日報のテキストを取得します。
- 次に、オペレーションでDeepSeekの「テキストを生成」アクションを設定し、取得した日報テキストを要約するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、DeepSeekが生成した要約文を指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定する質問項目は、日報として取得したい内容に合わせて自由にカスタマイズしてください。
- DeepSeekに要約を依頼する際のプロンプト（指示文）は、「箇条書きで要点をまとめて」など、目的に応じて任意の内容に設定が可能です。
- Gmailで通知を送るアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）を自由に設定できるほか、本文にフォームの送信者名やDeepSeekの要約結果を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- DeepSeek、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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