■概要
毎日の業務日報の確認や、その内容を要約して関係者に共有する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローは、フォームで送信された業務日報をAI機能で読み取り、その内容をDeepSeekが自動で要約し、Outlookで関係者に通知するまでの一連の流れを自動化します。日々の報告業務にかかる負担を減らし、チーム内の迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した業務日報の確認や要約に手間を感じているチームリーダーの方
- DeepSeekやOutlookを活用し、日々の報告業務を効率化したいと考えている方
- AIを活用して定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの日報提出から内容の要約、通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、本来の業務に集中できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有をサポートします。
■フローボットの流れ
- はじめに、DeepSeekとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、日報提出用のフォームを作成します。このフォームが送信されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、フォームに添付された日報ファイルからテキストを抽出します。
- 次に、オペレーションでDeepSeekの「テキストを生成する」を設定し、前のステップで抽出した日報のテキストを要約するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、DeepSeekによって生成された要約文を指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで作成する日報提出フォームの質問項目は、業務内容に合わせて自由に設定することが可能です。
- DeepSeekにテキスト生成を依頼する際のプロンプト（指示文）は、「箇条書きで要約して」のように、アウトプットの形式を指定するなど柔軟にカスタムできます。
- Outlookでの通知先メールアドレスは任意で設定でき、メールの本文には、DeepSeekが生成した要約内容を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- DeepSeek、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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