■概要
Outlookに届く請求書や注文書などのPDF添付メール、その都度ファイルを開いて内容を確認し、分析して関係者に報告する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたPDFを自動でOCR処理し、DeepSeekで内容を分析、その結果をSlackへ通知するまでの一連の流れを自動化し、こうした手作業による課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取るPDFの内容確認や転記作業に、手間を感じている方
- PDFの内容分析とSlackへの報告を定型業務として行っている担当者の方
- DeepSeekやOCRを活用して、文書処理業務の効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から内容分析、報告までが自動化されるため、手作業で対応していた時間を短縮し、より付加価値の高い業務に集中できます。
- 手作業によるPDFのダウンロード漏れや、内容の読み間違い、報告時の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、DeepSeek、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキストデータを抽出します。
- 次に、オペレーションでDeepSeekの「テキストを生成」を設定し、抽出したテキストを要約・分析するなど任意の指示を実行します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、DeepSeekが生成したテキストを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DeepSeekのアクションでは、OCR機能で抽出したテキストデータに対して「内容を要約して」「重要なポイントを3つ挙げて」など、指示内容をテキストで自由に設定できます。
- Slackへの通知は、特定のチャンネルやダイレクトメッセージなど、通知先を任意で設定できます。また、メッセージ本文には、OCRで読み取った文章やDeepSeekの分析結果を変数として埋め込むことや、固定のテキストを追加することが可能です。
■注意事項
- Outlook、DeepSeek、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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