■概要
Google スプレッドシートで見積もり情報を管理しているものの、行が更新されるたびに見積書を作成し、関係者に共有する作業を手間に感じていませんか。手作業による情報転記は、ミスや通知漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで、自動で見積書を発行しDiscordへ通知までを完結させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで見積書の発行管理を行っている営業担当者の方
- 見積書の発行や共有作業を手作業で行い、時間や手間がかかっている方
- Discordを活用し、チーム内での見積書共有を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの更新を起点に、見積書発行から通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による見積書の作成ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ、後続のアクションが実行されるように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、見積書の雛形から書類を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、作成された見積書ファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートID、シートID、監視したいテーブルの範囲や更新を検知したい列などを任意で指定してください。
- 分岐機能では、特定の列から取得した値（例：ステータス列）が、設定した条件（例：「発行承認」）と一致した場合に後続の処理に進む、といった設定が可能です。
- Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、書類の雛形となるスプレッドシートのファイルIDや、発行した書類の格納先フォルダ、出力ファイル名を指定できます。
- Discordにファイルを送信するアクションでは、通知先のチャンネルIDやメッセージ内容、ファイルの添付方法を任意に設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとDiscordをそれぞれYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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