■概要
フォームで受け付けた回答をもとに、一件一件情報を検索して内容をまとめる作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、調査や情報収集が頻繁に発生する場合、手作業では時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけで、自動でGoogle 検索を実行し、その結果をAIが要約してOutlookで通知するため、情報収集から共有までの一連のプロセスを効率化し、手作業による手間を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた内容をもとに、定期的に情報収集や調査を行っている方
- Google 検索とOutlookを日常的に利用しており、手作業での情報共有に課題を感じている方
- 情報収集や社内への共有プロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答を起点に情報収集から通知までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による検索内容の誤りや、コピー＆ペーストのミス、通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google 検索とOutlookのアカウントをYoomと連携します。
- トリガーでYoomのフォーム機能を設定し、フォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでGoogle 検索を選択し、フォームで受け付けたキーワードをもとに情報を検索するアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでYoomのAI機能を設定し、検索結果を指定の形式で要約します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、要約結果を指定のメールアドレスに送信するアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームは、設問項目やデザインなどを自由にカスタマイズできます。
- Google 検索のアクションでは、検索対象の国や言語、取得する検索結果の件数などを任意で設定可能です。
- AIによる要約では、文字数や抽出したい要点の項目などをプロンプトで細かく指定できます。
- Outlookでの通知は、送信先（To/Cc/Bcc）を自由に設定でき、件名や本文にはフォームの回答内容や要約結果といった動的な情報を埋め込めます。
■注意事項
- Google検索、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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