フォームに回答されたら見積書の作成を自動で行い、PDFをOutlookに送信する

■概要

フォームからの問い合わせ後、内容を確認して見積書を作成、メールに添付して送信する一連の作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、金額の入力ミスや宛先間違いなどのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をトリガーに見積書の作成からOutlookでのPDF送付までを自動化できるため、迅速で正確な顧客対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム回答後の見積書作成と送付業務を、手作業で行っている営業や事務担当者
• Google スプレッドシートで見積書を作成し、Outlookで送付している方
• 見積書送付の遅れやヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から見積書作成、メール送付までが自動化されるため、一連の対応に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業による金額の転記ミスや宛先の設定間違い、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでYoomのフォームトリガー機能を設定し、フォームが送信されたらフローが起動するようにします。
3. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、フォームで受け取った情報を基に「書類を発行する」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成された見積書PDFを添付して自動でメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートの書類発行では、見積書のテンプレートに埋め込んだ特定の文字列を、フォームで受け取った値や固定値に置き換える設定が可能です。
• Outlookでのメール送信では、宛先（To,Cc,Bcc）を任意に設定できるほか、件名や本文にもフォームで取得した値などを変数として埋め込めます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。