フォームの情報をGoogleドキュメントに差し込み、DiscordにPDFを送信する

■概要

お問い合わせや申し込みフォームで受け付けた情報を、手作業で書類に転記し、PDF化してからチャットで共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、フォームが送信されると、その内容を自動でGoogleドキュメントのテンプレートに差し込んでPDFを生成し、指定のDiscordチャンネルへ送信します。一連の定型業務を自動化することで、手作業によるミスや共有漏れを防ぎ、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた情報を元にした書類作成や共有を手作業で行っている方
• GoogleドキュメントとDiscordを日常業務で利用し、連携作業を効率化したい方
• 定型的な書類発行とチームへの共有プロセスを自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信から書類作成、PDF化、Discordへの共有までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 人の手による情報の転記ミスや、ファイルの変換間違い、共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleドキュメントとDiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、フォームで取得した情報をテンプレートに差し込み、PDFファイルとして作成するアクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでDiscordを選択し、生成されたPDFファイルを指定のチャンネルに送信するアクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomのフォームトリガーで設定するフォームは、収集したい情報に合わせてデータ項目を任意でカスタマイズできます。
• Googleドキュメントでは、差し込む情報の種類や書類のレイアウト、フォーマットなどを自由に設定することが可能です。
• GoogleドキュメントからPDF形式に変換する際、元のドキュメント設定を調整することで、ページレイアウトなどを調整できます。
• Discordへの通知は、PDFファイルを送信するチャンネルや、送信時に添えるメッセージ内容を任意でカスタマイズできます。

■注意事項

• Googleドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• 事前にGoogleドキュメントで書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924