■概要
Googleドキュメントで作成した議事録やレポートの内容を、都度データベースアプリのKnackに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。 このワークフローを活用することで、Googleドキュメント上からワンクリックでAIがテキストを抽出し、Knackにレコードを自動で追加できます。手作業によるKnackとGoogleドキュメントの連携で発生しがちな転記ミスや抜け漏れを防ぎ、データ入力業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- KnackとGoogleドキュメントを連携させて、手作業によるデータ入力を効率化したい方
- Googleドキュメントで作成した議事録やメモなどをKnackで管理しているチームの方
- 定型的なデータベースへの入力作業を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleドキュメントを開いたままレコードを追加できるため、アプリを切り替える手間やコピー＆ペーストの作業時間を短縮できます。
- AIが指定された情報を自動で抽出してKnackに連携するため、手作業による入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとKnackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、「Googleドキュメント上から起動」するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、Googleドキュメントのテキストから必要な情報を抽出するためのマニュアル（指示）を作成します。
- 最後に、オペレーションでKnackの「レコードを作成する」アクションを設定し、AIが抽出した情報を基にレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のオペレーションでは、Googleドキュメントからどのような情報を抽出したいかに応じて、指示内容を任意で設定してください。
- Knackにレコードを追加する際、タイトルや本文など、Googleドキュメントのどの情報をどのフィールドに連携するかを任意で設定できます。
■注意事項
- Googleドキュメント、KnackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能によるトリガーを使えば、Googleドキュメントの画面上からワンクリックでトリガーを起動できるようになります。アプリページに戻らなくても簡単に操作できるので、よりスムーズに業務を進めていただけます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
