■概要
Gmailで受け取った請求書や申込書などのPDFや画像ファイルの内容を、都度手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか。この作業は時間がかかる上に、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、添付ファイルからOCR機能が自動で文字情報を抽出し、Google スプレッドシートにその内容を記録するため、面倒なデータ入力作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するPDFの情報をGoogle スプレッドシートで手入力し管理している方
- 請求書や注文書などのデータ入力作業を効率化し、作業時間を短縮したいと考えている方
- OCRを活用した業務自動化に関心があり、具体的な進め方を探しているDX担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーにOCR処理とGoogle スプレッドシートへの転記が自動で実行されるため、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動でデータ抽出と転記を行うことで、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択して「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取り対象のPDFや画像ファイルから、どの部分のテキストをどのようなデータとして抽出するかを任意で設定できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、シートのどの列にどのデータを追加するかを指定でき、OCRで抽出した動的な値だけでなく、固定のテキストを追加することも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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