Gmailで受信しPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Gmailで受け取った請求書や申込書などのPDFや画像ファイルの内容を、都度手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか。この作業は時間がかかる上に、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、添付ファイルからOCR機能が自動で文字情報を抽出し、Google スプレッドシートにその内容を記録するため、面倒なデータ入力作業から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信するPDFの情報をGoogle スプレッドシートで手入力し管理している方
• 請求書や注文書などのデータ入力作業を効率化し、作業時間を短縮したいと考えている方
• OCRを活用した業務自動化に関心があり、具体的な進め方を探しているDX担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信をトリガーにOCR処理とGoogle スプレッドシートへの転記が自動で実行されるため、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動でデータ抽出と転記を行うことで、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択して「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取り対象のPDFや画像ファイルから、どの部分のテキストをどのようなデータとして抽出するかを任意で設定できます。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、シートのどの列にどのデータを追加するかを指定でき、OCRで抽出した動的な値だけでなく、固定のテキストを追加することも可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。