■概要
フォームで送付された領収書の内容を確認し、一つひとつ手作業で転記する業務は手間がかかる上に、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、フォームにアップロードされた領収書ファイルをOCRが自動で読み取り、指定のGoogle スプレッドシートへ情報を追加することが可能です。面倒なデータ入力作業を自動化し、経費精算などの業務を円滑に進めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った領収書の情報を手作業で転記している経理担当者の方
- OCR技術を活用して、紙やPDF書類のデータ化を自動化したいと考えている方
- Google スプレッドシートでの経費管理をより効率的に行いたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読み取りからGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による転記がなくなるため、金額や日付などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、ファイルがアップロードされた際にフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、アップロードされた領収書ファイルから文字情報を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、領収書の提出者名や勘定科目など、ファイルと一緒に受け取りたい情報に合わせて質問項目を任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、読み取りたい項目（合計金額、発行日など）の追加や、使用するAIモデルの選択、読み取る書類の言語などを任意で設定できます。
- Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションでは、どのシートのどの列に、OCRで読み取ったどの情報を記録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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