フォームで送付された領収書をOCRで読み取って、Outlookで送信する

■概要

フォーム経由で送られてくる多数の領収書、その内容を確認し、メールを作成して関係者に送付する一連の作業は、手間がかかり他の業務を圧迫してしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、フォームに添付された領収書ファイルをOCR機能が自動で読み取り、その内容をOutlookで送信する処理を自動化し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム経経由で受領する領収書の処理を効率化したいと考えている経理担当者の方
• 領収書の情報を手入力しており、入力ミスや確認作業に時間を取られている方
• Outlookを使った定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点にOCRでの読み取りとOutlookでのメール送信が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ確認やメール作成に伴う、読み取り間違いや添付漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、領収書を添付するためのファイルアップロード項目を含んだフォームを作成します。
3. 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、トリガーのフォームでアップロードされたファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、宛先や件名、本文にOCRで読み取った情報を記載して送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでは、読み取り対象のファイルや、追加で抽出したい項目、読み取り言語などを任意で設定してください。
• Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を、業務に合わせて自由にカスタマイズしてください。

■注意事項‍

• OutlookとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。