Google フォームの送信内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新し、Gmailで送信する

■概要

Google フォームで受け付けたお問い合わせやアンケートの回答を、都度Google スプレッドシートに転記し、関係者にGmailで通知する作業は手間がかかるものです。また、手作業による対応は、転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームの送信をきっかけに、Google スプレッドシートへの記録とGmailでの通知までを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google フォームを活用したお問い合わせやアンケートの管理を担当している方
• フォームの回答内容をGoogle スプレッドシートへ手作業で転記している方
• 回答者へのサンクスメールや、社内への通知を手動で送信している方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると、スプレッドシートへの記録からメール送信までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのデータ転記やメール作成が不要になるため、コピー＆ペーストによる入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. 1.はじめに、Google フォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
2. 2.次に、トリガーでYoomの「フォームトリガー」を選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
3. 3.次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「行を追加する」といったアクションを設定し、フォームで受け付けた情報を指定のシートに記録します。
4. 4.最後に、オペレーションでGmailの「メールを送信する」アクションを設定し、フォームの内容を含んだメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定するGoogle フォームは、対象とするフォームのIDや、後続の処理で利用したい回答項目を任意で設定できます。
• Google スプレッドシートへの記録では、対象のスプレッドシートIDやシート名を指定し、フォームのどの回答をどの列に記録するかを自由に設定可能です。
• Gmailでのメール送信では、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意でカスタマイズでき、フォームの回答内容を本文に差し込むこともできます。

■注意事項

• Google フォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133