Googleフォームの回答内容をもとに、Microsoft Excelの在庫情報を更新してメールで通知する

■概要

Googleフォームで収集した回答を、手作業でMicrosoft Excelの在庫情報に反映し、さらにその更新内容をメールで通知するのは手間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Microsoft Excelの在庫情報を自動で更新し、関係者へのメール通知までを一貫して行うことが可能になり、これらの業務課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームの回答を基にMicrosoft Excelの情報を手動で更新しているご担当者の方
• 在庫変動などの情報を関係者に手動でメール通知しており、手間を感じている方
• 手作業による転記ミスや通知漏れを防ぎ、業務の正確性と効率を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答があると、Microsoft Excelの情報が自動で更新され、メールも自動送信されるため、一連の作業にかかる時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、マイアプリ連携画面でGoogleフォームおよびMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容に基づいて在庫情報を更新するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでメール送信機能を選択し、「メールを送る」アクションを設定し、在庫情報が更新された旨を指定した宛先にメールで通知するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の起点としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• Microsoft Excelの「レコードを更新する」アクションでは、更新対象のレコードを特定するための条件（例：商品IDなど）や、Googleフォームのどの回答をどのセルに反映させるかといった、更新後のレコードの値を任意で設定してください。
• メール送信機能のアクションでは、通知先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）、メールの件名、本文の内容などを、実際の運用に合わせて任意で設定してください。

■注意事項

• GoogleフォームとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133