Googleフォームの回答内容をもとに、Microsoft Excelの在庫情報を更新してメールで通知する
Googleフォームの回答内容をもとに、Microsoft Excelの在庫情報を更新してメールで通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleフォーム
と
Microsoft Excel
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームで受け付けた在庫の出庫依頼や棚卸報告などを、都度手作業でMicrosoft Excelに反映させていませんか？手作業での更新は時間がかかるだけでなく、入力ミスや関係者への通知漏れが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけでMicrosoft Excelの在庫情報が自動で更新され、担当者へのメール通知も完了するため、在庫管理に関する一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとMicrosoft Excelを使って在庫管理を行っている方
- 在庫情報の更新作業と関係者への通知を手作業で行い、手間を感じている方
- 手作業による在庫データの入力ミスや更新漏れを未然に防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をきっかけに、Microsoft Excelの更新からメール通知までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮します。
- 人の手によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、在庫情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに在庫情報を更新します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、在庫情報が更新された旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定する際、データベース連携の項目で、事前に作成した在庫管理用のMicrosoft Excelシートが格納されている保存場所を任意で設定してください。
■注意事項
- GoogleフォームとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
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