Google フォームの送信内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新し、Outlookで送信する

■概要

Google フォームで受け付けた問い合わせや申し込みの情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、関係者にOutlookで通知する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google フォームへの回答をきっかけに、Google スプレッドシートの該当レコードを自動で更新し、Outlookから通知メールを送信できます。面倒な定型業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Google フォームの回答を毎回手動でGoogle スプレッドシートに転記している方
フォーム回答後にOutlookで定型的な通知メールを手動で送信している担当者の方
手作業によるデータの入力ミスや関係者への通知漏れを防ぎ、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

フォーム回答からスプレッドシート更新、メール送信までを自動化し、手作業の時間を短縮します。
手作業によるデータの転記ミスや、メールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

はじめに、Google フォーム、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle フォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに特定のレコードを更新します。
最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、指定の内容で関係者にメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Google フォームのトリガー設定では、フローが起動する間隔や、対象となるフォームIDを任意で設定してください。
Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションでは、更新対象のスプレッドシートID、シート名、テーブル範囲を具体的に指定します。また、更新したいレコードを特定する条件や、更新後の値をフォームの回答内容などを用いて設定してください。
Outlookでメールを送るアクションでは、宛先や件名、本文などを自由に設定できます。Google フォームの回答内容といったアウトプット情報を活用し、動的なメールを作成することが可能です。

■注意事項

Google フォーム、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133