■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を更新した際、手作業でシートをコピーして関係者にOutlookで共有していませんか？この作業は定期的でありながら、コピーするシートの間違いや通知漏れなど、ヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけでシートのコピーとOutlookでの通知が自動で実行され、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートの更新情報を手作業でコピーし、Outlookで共有している方
- 定型的な情報共有作業の時間を削減し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
- 手作業によるコピーミスや通知漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの行更新をきっかけにシートのコピーとメール通知が自動で行われるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるシートのコピーミスや、関係者への重要な通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」アクションで監視対象のスプレッドシートとシート（タブ）を指定します。
- 次に、Google スプレッドシートの「シート（タブ）をコピーする」アクションを設定し、トリガーで指定したファイル内でシートをコピーします。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、コピーしたシート名などの情報を本文に含めて指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます。
- メールの本文には、前のオペレーションで取得したコピー後のシート名やシートIDといった動的な情報を差し込んで送信することが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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