■概要
Googleカレンダーで定例会議などの予定が登録されるたびに、議事録や管理用のGoogle スプレッドシートを手動でコピーしていませんか？
この作業は定期的で忘れがちであり、手間がかかるうえにコピーミスや対応漏れが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに特定の件名を含む予定が登録されると、自動でGoogle スプレッドシートがコピーされるため、こうした手作業をなくし、業務の正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートを連携させ、定型業務を効率化したい方
- 定例会議やプロジェクトごとに、議事録や管理シートなどを手動でコピーしている方
- 手作業によるシートのコピーミスや対応漏れを防ぎ、業務を標準化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーへの予定登録だけで関連するシートが自動でコピーされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのシートコピーで発生しがちな、コピー元の間違いや対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、取得した予定の件名に特定のキーワードが含まれている場合のみ、後続のアクションが実行されるよう条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「シート（タブ）をコピーする」アクションを設定し、指定したシートをコピーします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、連携したアカウントの中から、フローボットを起動したい対象のカレンダーIDや、検索キーワードなどを任意で設定してください。
- 分岐機能では、どのような件名の予定が登録された場合にGoogle スプレッドシートをコピーするか、任意のキーワードや条件を設定してください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、コピー元となるGoogle スプレッドシートのIDとシートID、またコピー先のスプレッドシートIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
.avif)
