Outlookで送付されたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Outlookで受信する請求書や注文書などのPDFファイルの内容を、一つひとつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記する業務は、手間がかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたPDFファイルをOCR機能で自動的に読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートへ自動で追加することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取ったPDFの内容を手作業で転記している方
• 請求書などの書類処理に時間を要しており、業務を効率化したい経理・営業事務担当者の方
• 手作業による入力ミスをなくし、データの正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メールで受信したPDFの内容が自動で転記されるため、これまでデータ入力に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することで業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」を設定します。件名や差出人などで特定のメールのみを対象にすることも可能です。
3. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」を順に設定します。
4. オペレーションで「OCR機能」を選択し、ダウンロードしたPDFファイルから文字情報を読み取ります。
5. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCR機能で読み取ったデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、読み取りたいPDFファイルのフォーマットに合わせて、抽出する項目（例：請求日、金額、会社名など）を任意で設定できます。
• Google スプレッドシートへのレコード追加アクションでは、データを記録したいファイルやシート、入力するセルの範囲を任意で指定することが可能です。

■注意事項

・Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。