DropboxにアップロードされたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Dropboxにアップロードされた請求書や申込書などのPDFファイルの内容を、一つひとつ目視で確認しながらGoogle スプレッドシートに手入力していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにPDFファイルが追加されるだけでOCR機能が自動でテキストを読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加するため、こうした課題を解消し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxに保存したPDFの内容をGoogle スプレッドシートに手作業で転記している方
• 請求書や申込書などの定型的な書類のデータ化にかかる時間を削減したいと考えている方
• 手入力による転記ミスを防ぎ、データの正確性を向上させたい業務プロセスの管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りからGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、転記作業の時間を短縮します。
• 人の手によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」の設定では、読み取るPDFのどの部分のテキストを、どのようなデータとして抽出するのかを任意で設定してください。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」の設定では、どの列にどのデータを入力するかを指定します。OCRで読み取った動的なデータと、日付などの固定値を組み合わせて追加することも可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。