■概要
Googleフォームで受け取った申込書などのPDFファイル、その内容を確認しながらGoogle スプレッドシートに手入力していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスが発生する可能性も伴います。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、添付されたPDFの内容をOCR機能で自動で読み取り、Google スプレッドシートに直接追加することが可能です。
手作業での入力の手間とミスを解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取ったPDFの内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 申込書や請求書など、定型的なPDF書類のデータ化に多くの時間を費やしているご担当者様
- OCR機能を活用して、紙やPDFを起点とした業務フローの自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームから送付されたPDFの内容が自動でGoogle スプレッドシートに転記されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を削減します。
- 人の手を介さずに処理が完了するので、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に添付されたPDFファイルを取得します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでPDFの内容をテキストデータ化します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、読み取った情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、起動の対象としたいフォームIDを任意で設定してください。
- Google Driveのファイルダウンロード設定では、フォームの回答情報から取得するファイルIDを任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、文字数に応じたアクションの選択、抽出したい項目、使用するAI、読み取る書類の言語などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する設定では、対象のGoogle スプレッドシートや、追加するレコードの値を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google Drive、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
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