フォームで送付されたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

フォームから送付される注文書や申込書などのPDFファイルの内容を、一つひとつ手作業で転記するのは手間がかかるのではないでしょうか？
また、手入力による転記ミスや確認漏れは、業務の正確性を損なう原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に添付されたPDFをOCR機能が読み取り、Google スプレッドシートへ自動で情報が追加されるため、こうした課題を解消し業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム経由で受け取るPDFの内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
• 紙やPDF形式の書類をデータ化する業務で、入力ミスや作業の非効率さに課題を感じている方
• 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からデータ転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• システムが自動で文字を読み取り転記するため、目視による確認や手入力による転記ミスを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. トリガーでフォームトリガーを選択し、ファイルが添付されたフォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームで受信したPDFファイルから文字情報を読み取るアクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、PDFファイルを受信するために使用するフォームを任意で設定してください。
• OCR機能では、文字数に応じたアクションや抽出項目、使用するAI、書類の言語などを任意で設定できます。
• Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、OCRで読み取ったどの情報を、どの列に追加するかを任意で設定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。