Microsoft Teamsの投稿から抽出したデータをもとにChatGPTで返答する

■概要

Microsoft Teamsの特定のチャンネルには、日々同じような質問が寄せられ、その対応に手間を感じている方も多いのではないでしょうか。手動での回答は時間がかかるだけでなく、担当者によって回答内容にばらつきが生じることもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの投稿をきっかけに、投稿内容から必要なデータを抽出し、ChatGPTが自動で回答を生成・投稿するため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでの定型的な問い合わせ対応に時間を取られている担当者の方
• ChatGPTを活用して、社内ヘルプデスクやナレ-ジ共有の効率化を図りたい方
• 手作業による情報共有のタイムラグや対応漏れをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの質問投稿をトリガーに自動で回答が投稿されるため、手作業での対応時間を短縮できます。
• ChatGPTが一次回答を担うことで担当者による回答のばらつきを防ぎ、業務の標準化と属人化の解消に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとChatGPTをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャンネルに質問があったら」というアクションを設定し、対象のチームやチャネルを指定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、Microsoft Teamsの投稿内容からChatGPTに連携するデータを抽出するよう設定します。
4. 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、「質問内容の回答」のアクションを設定し、抽出したデータをもとに回答を生成するよう指示します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャンネルに回答する」アクションを設定し、ChatGPTが生成した回答を指定したチャネルに投稿するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能によるデータ抽出設定では、質問の本文から抽出したい情報の種類（テキスト、日付、数値など）を任意で選択し、抽出する項目を具体的に指定してください。
• ChatGPTのアクションでは、生成する回答のトーンや内容を調整するため、回答に含める情報やChatGPTへの指示（ロール）を任意でカスタマイズしてください。
• Microsoft Teamsの回答アクションでは、回答を投稿する先のチャネルやチーム、メッセージの本文、メンションするユーザーなどを任意で設定できます。

■注意事項‍

• Microsoft Teams、ChatGPTをYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  
  • 詳しくはこちらをご確認ください。
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。