■概要
Outlookで受信したメールの内容をもとに、都度Google スプレッドシートにデータを転記し、数式を手入力する作業に時間を取られていませんか。こうした手作業は、入力ミスや計算間違いの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、AIが内容に応じた数式を自動で生成し、Google スプレッドシートに新しい行として追加するため、データ入力と計算のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとGoogle スプレッドシートを連携させ、手作業でのデータ入力をなくしたい方
- メールで受信する数値データをもとに、計算や集計業務を自動化したいと考えている方
- AIを活用してデータ処理の精度を高め、コア業務に集中したいと考えているビジネスパーソン
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からデータ入力、数式生成までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
- 手作業でのデータ転記や数式入力で起こりがちな、入力間違いや計算ミスといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメール本文からGoogle スプレッドシートに挿入したい数式を生成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、前段で生成した数式を含むデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定の差出人や件名を含むメールのみを対象にするなど、条件を任意で設定できます。
- AI機能への指示（プロンプト）を編集し、生成したい数式の種類やフォーマットを業務内容に合わせて自由にカスタムできます。
- Google スプレッドシートに追加する際、AIが生成した数式だけでなく、メールの件名や受信日時といった値を任意で指定の列に追加できます。
■注意事項
- Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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