特定のZoom会議が終了したら文字起こししてPDFを発行し、Dropboxに保存する

■概要

Zoom会議後の議事録作成、手間がかかっていませんか？録画データから手作業で文字起こしを行い、その内容をPDFに変換してDropboxへ保存する、といった一連の作業は、時間もかかり、他の重要な業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、特定のZoom会議が終了した後、録画データからAIが自動で文字起こしを行い、そのテキストを元にGoogleドキュメントを雛形としてPDFファイルを発行し、指定したDropboxのフォルダへ保存するまでの一連の流れを自動化でき、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoom会議の議事録作成とファイル共有に多くの時間を費やしている方
• 手作業による文字起こしやPDF化、Dropboxへの保存作業を効率化したい方
• 定型的な会議後の情報整理業務を自動化し、コア業務への集中を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoom会議終了後の文字起こしからDropboxへのファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を削減し、他の業務により多くの時間を割くことができます。
• 手作業による文字起こしの際の聞き間違いや、ファイルの保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoom、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を実行するかどうかを判断します。
4. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、終了した会議の録画に関する情報を取得します。
5. さらに、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定し、実際の録画データを取得します。
6. 次に、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした録画ファイルからテキストデータを生成します。
7. その後、オペレーションで書類を発行する機能を設定し、事前に用意したGoogleドキュメントの雛形に文字起こししたテキストなどを反映させ、PDFファイルとして発行します。
8. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の設定では、Zoomから取得したミーティングIDやトピックなどの情報に基づき、特定の会議の場合のみ後続の文字起こしやファイル保存処理を実行するといった条件を任意で指定することが可能です。
• 書類を発行する機能では、使用するGoogleドキュメントの雛形を任意で選択でき、文字起こしされたテキストや会議名などを、ドキュメント内の特定箇所に変数として自動で挿入するよう設定できます。
• Dropboxへファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダパスを任意で指定でき、会議ごとや日付ごとに整理されたフォルダ構成でファイルを管理することが可能です。

■注意事項

• ZoomとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。 ・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやミニプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。