■概要
Zoomでの会議後、録画データから文字起こしを行い、内容を要約して資料化し、さらにBoxへ保存する作業は、手間と時間がかかるのではないでしょうか？ 特に会議が多い日には、これらの後処理業務が大きな負担となり、本来の業務を圧迫することもあります。 このワークフローを活用すれば、Zoom会議の終了をトリガーとして、文字起こし、AIによる要約、PDF形式での書類発行、そしてBoxへの自動保存まで一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのオンライン会議が多く、議事録作成や情報共有に時間を要しているビジネスパーソンの方
- 会議の文字起こしや要約、資料化といった作業を手動で行っており、非効率を感じている担当者の方
- ZoomとBoxを日常的に利用しており、会議後の情報管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議終了後の文字起こし、AIによる要約、PDF発行、Boxへの保存といった一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による文字起こしの誤りや要約の抜け漏れ、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、終了したミーティングの録画情報を取得します。
- さらに、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定し、録画データをダウンロードします。
- 次に、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声データからテキストを抽出します。
- 続いて、AI機能の「要約する」アクションを設定し、文字起こしされたテキスト内容をもとに要約文を生成します。
- その後、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、文字起こしと要約内容を盛り込んだPDF書類を作成します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションでは、文字起こしの精度に関わる言語設定や、話者分離の有無などを任意で設定できます。
- AI機能の「要約する」アクションでは、生成する要約の文量や、含めるべきキーワード、除外するキーワードなどを指定して、より目的に沿った要約結果を得られるように調整できます。
- Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、保存先のフォルダIDを任意で設定し、適切な場所にファイルが格納されるようにしてください。
■注意事項
- ZoomとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン
- サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン
- ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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