Zoomで特定のミーティングが終了したら、録画のメタデータをNotionに追加する

■概要

Zoomでのオンラインミーティングは便利ですが、終了後に録画データや参加者情報を手作業でNotionにまとめるのは手間だと感じていませんか。重要な会議であるほど、情報の転記ミスや記録漏れは避けたいものです。このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが終了するだけで、必要なメタデータを自動でNotionのデータベースに追加でき、面倒な手作業から解放され、重要な会議内容の記録を確実に行えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでの商談後、録画情報や議事録を手作業でNotionに転記している営業担当者の方
• 定例会議の記録をNotionで管理しており、入力作業の効率化を図りたいプロジェクトマネージャーの方
• ZoomとNotionを活用した情報共有の仕組みを構築し、チームの生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomでのミーティング終了後、自動でNotionに情報が記録されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮することができます。
• 手作業での情報入力がなくなることで、転記ミスや記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、会議情報の正確な管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」アクションを設定し、フローを起動するきっかけを作ります。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致したミーティングのみを処理するように設定します。
4. 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、録画ファイルのURLなどの情報を取得します。
5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したミーティング情報を指定のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、取得したミーティング情報をもとに処理を分岐させる条件を自由に設定できます。例えば、特定のユーザーがホストのミーティングのみを対象にする、といった設定が可能です。
• Notionにレコードを追加するアクションでは、ミーティング情報を記録したいデータベースを任意で選択してください。また、各項目には固定のテキストを入力したり、前のステップで取得したミーティングのトピックや録画URLなどを変数として設定できます。

■注意事項

• Zoom、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
  現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  ・ミーティングが終了したら
  ・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
  詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。