Microsoft Teamsで送信されたタスク管理用のメッセージ内容をもとにZendeskでチケットを作成する

■概要

Microsoft Teamsでのタスク依頼や情報共有は便利ですが、その内容をZendeskへ手作業でチケットとして起票するのは手間がかかり、入力ミスも気になるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿されたメッセージを基に、AIが情報を抽出しZendeskへ自動でチケットを作成するため、これらの課題をスムーズに解消し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで受けた依頼をZendeskで管理し、手作業での転記に時間を要している方
• チーム内のタスク指示をMicrosoft Teamsで行い、Zendeskで進捗管理をしているチームリーダーの方
• Microsoft TeamsとZendesk間の情報連携を自動化し、業務の抜け漏れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft TeamsのメッセージからZendeskへのチケット作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手動でのデータ入力に伴う転記ミスや情報の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、チケット管理の質を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとZendeskをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」アクションを設定します。ここで、対象とするチャネルを指定し、メッセージ内容を取得します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、トリガーで取得したMicrosoft Teamsのメッセージ本文から、Zendeskチケット作成に必要な情報（例：依頼内容、期日、関連情報など）を抽出するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでZendeskを選択し、「チケットを作成」アクションを設定します。AIによって抽出された情報を活用し、Zendeskに新しいチケットを自動で作成するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AIの「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、Microsoft Teamsのメッセージから具体的にどの情報を抽出し、Zendeskチケットのどの項目（件名、本文、カスタムフィールドなど）に対応させるかを柔軟に設定できます。抽出するデータの種類や、特定のキーワードに基づいて抽出する文字数なども調整可能です。
• Zendeskの「チケットを作成」オペレーションでは、作成するチケットの件名、詳細、優先度、ステータス、タグ、担当者といった情報を、抽出データや固定値を組み合わせて自由に設定できます。これにより、業務プロセスに合わせたチケット内容の自動生成が可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。