Microsoft Teamsで送信された特定のタスク管理用メッセージをもとにZendeskでチケットを作成する

■概要

Microsoft Teamsでタスク管理の指示を受けた際、その内容をZendeskへ手作業でチケットとして登録するのは手間がかかり、時には見落としや転記ミスも発生しがちではないでしょうか？特に複数のツールを併用していると、情報の連携がスムーズにいかず、業務のボトルネックとなることもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のメッセージを検知し、Zendeskに自動でチケットを作成することで、こうした課題を解消し、業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでのタスク依頼をZendeskで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方。
• タスクの抜け漏れや対応遅れを防ぎ、顧客対応の品質を向上させたいサポートチームの方。
• Microsoft TeamsとZendesk間の情報連携を自動化し、業務効率を改善したいと考えている担当者の方。

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft TeamsのメッセージからZendeskへのチケット作成が自動化されるため、手作業による転記時間を短縮することができます。
• 手作業に伴う情報の入力ミスや、タスクの見落としといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. 1はじめに、Microsoft TeamsとZendeskをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したチャネルへの新規メッセージ投稿を検知します。
3. 続いて、オペレーションの最初のステップとして、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」アクションを設定します。ここではトリガーで検知したメッセージを対象とし、後続の処理へと繋げます。
4. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージの内容や特定の条件に基づいて、後続の処理を行うか否かを分岐させます。
5. さらに、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージ本文からチケット作成に必要な情報（例：タスク内容、期限、依頼者など）を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、抽出した情報を用いてZendeskに新しいチケットを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の設定では、Microsoft Teamsのメッセージの内容、送信者、特定のキーワードの有無など、どのような条件に合致した場合にZendeskへチケットを作成するかを任意で設定してください。
• AIによるテキスト抽出の設定では、Microsoft Teamsのメッセージから具体的にどの情報を、どのような形式で抽出するか（例：件名、詳細、優先度など）、また抽出を指示するプロンプトの内容や抽出する文字数などを、ユーザーの業務に合わせて調整してください。

■注意事項

• ‍‍Microsoft Teams、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。