■概要
フォームからの回答があるたびに、手作業でGoogle スプレッドシートのシートをコピーし、情報を転記するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に回答数が多い場合や、特定の回答ごとにシートを分けたい場合、作業負荷は増え、ミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームに新しい回答が送信されると、自動でGoogle スプレッドシートの指定したシートをコピーし、回答内容を転記できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた回答をGoogle スプレッドシートで管理し、手作業でシートをコピーしている方
- 特定のフォーム回答ごとに新しいシートを作成し、情報を整理したいと考えている担当者の方
- フォーム回答後のデータ処理を効率化し、入力作業の負担を軽減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに回答が送信されると、Google スプレッドシートのシートコピーと情報追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるシートのコピー忘れや、誤ったシートへの情報転記といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定して、使用するフォームと連携します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシート機能の「シート（タブ）をコピーする」アクションを設定し、コピー元のスプレッドシートファイルとシートを指定します。
- 続けて、オペレーションでGoogle スプレッドシート機能の「シート名を更新する」アクションを設定し、新しくコピーされたシートの名前を任意の名前に変更します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシート機能の「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容をコピーした新しいシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローを利用する際には、コピー元となるテンプレートシートを含むGoogle スプレッドシートのファイルを事前に作成しておく必要があります。
- フォームトリガーで連携するフォームや、Google スプレッドシートのどのファイルを対象とするか、コピーするシート名、コピー後に設定する新しいシート名、フォームのどの回答項目をスプレッドシートのどの列に追加するかなどを、ユーザーの運用に合わせて任意で設定してください。
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